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苏州物业公司—从诉讼角度谈物业公司管理制度的健全

物业管理在国外已不是新鲜事物，在我国却起步较晚。由于社会和市场对物业管理的急需，诸多物业管理公司纷纷设立。作为新兴发展起来的公司，物业公司的起点相对也较高，不仅大部分公司都采取了现代化的管理模式，一些大型的物业公司，更是通过了严格的质量体系认证，建立了一套标准化管理规章制度。但是另一方面，我们也不难看到，随着有关物业管理方面的民事诉讼的增多，暴露出了一些新的问题，如：管理规章制度在法律方面存在一定的欠缺。

一、建立完善的业主档案资料

业主资料的重要性，对物业公司来说是不言而喻的，但是在实际工作中，特别是在前期物业管理工作中，大部分物业公司的业主资料直接来源于房地产开发商，因此很不完善。从法律意义上来讲，如何健全业档案资料呢？苏州物业公司认为，着重要注意如下几项资料的核实和登记：

1、业主为自然人的，注意其业主及家庭各成员身份证件资料、工作单位资料的核实和登记。从开发商手中接管相应资料的，一定要注意业主相关资料的完整性，如果内容不完整的，应在接管之际及时要求开发商配合，将资料补充完整。

2、业主为公司法人的，注意公司营业执照各项登记内容、公司财务帐号及法人身份证件资料的核实和登记。

3、业主将住房出租的，在注意业主资料登记的同时，还要注意租住人身份证件及工作单位资料或者是公司营业执照、财务帐号及公司法人身份资料的核实和登记。

以上各项证件资料，注意尽量要核实，并应尽量取得原始件的复印件。从服务的角度出发，这些资料的取得，不仅对物业公司全面的了解业主，以便为业主提供人性化的服务，提升物业公司的管理水平和服务质量有着重要意义，同时站在法律角度来说，还有着特殊的意义。

二、规范前期物业管理合同

1、签订前期物业管理合同时，注意要对物业管理费开始收取时间作明确约定。

《物业管理条例》颁布实施后，为了规范物业管理行业，国家建设部发布了前期物业管理合同和物业管理合同的格式范本，有不少物业公司签订合同时直接选用了格式合同，笔者以为，各个物业的具体情况并不相同，合同还是应该根据实际情况对范本的部分条款进行补充完善。例如，在签订前期物业管理合同时，就应特别注意对物业管理费开始收取的时间作一个明确的约定。特别是物业管理费由开发商承担转到由业主承担，这个时间的划分应该有明确的约定。在实际中，这个时间往往是由开发商单方面下发一个入伙通知书给物业公司，物业公司以此为依据开始收取物业管理费，这在现实中引发了诸多纠纷。笔者以为，从法律角度出发，对这个时间的划分，应有三方签字的书面认可手续，在入伙通知书中既要有开发商签字和盖章，同时也要有业主的签字认可，及办理入伙手续的物业公司的签字盖章，这样就是一个较好的方式。

2、前期物业管理结束，业主委员会选聘了新的物业管理公司的，注意交接工作中法律手续的连续性完整性。

在实际中，不少物业公司撤出小区的物业管理时，都有一个时间过程，短则一二个月，长则半年不等，在这个期间，物业公司实际上仍在履行服务合同，但是往往与开发商，特别是业主委员会之间，只有一个口头协议，或者虽然有一个书面协议，但是在超过了协议的约定时间后就不再根据实际情况进行补充。笔者认为，在完成前期物业管理后，最终撤出管理的小区时，物业公司一定要和业主委员会对此时间有一个明确的书面约定。

三、在实际管理工作中，注意采用相关法律形式

在实际管理工作中，特别是在办理一些手续的过程中，物业公司同样应该注意采取一些法律形式，例如：

1、在前期物业管理工作中，业主来物业公司拿钥匙看房，笔者建议物业公司采取由业主签字的书面登记手续。在业主的租住人来看房时，笔者建议由看房人提供由业主签字的相关书面许可证明后，方可进行，以避免一些纠纷的产生。

2、在催缴物业管理费过程中，注意采取书面的催缴形式，如发出催缴通知书等等。

3、注意做好相关值班记录及值班资料的保存，如空调运行的维修登记，货物出行的登记，来客来访的登记，业主领取邮件报刊的登记等等。

总之，完善管理制度，提高物业管理服务水平，对物业公司来说，是一个逐渐的过程。